WAS IST DIE DIGITALE TRANSFORMATION?
<i>DOKUMENTE</i> <i>DIGITAL</i> <i>MANAGEN </i>
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DOKUMENTE DIGITAL MANAGEN


Worum geht es beim Dokumenten-Management überhaupt?


Dokumentenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Enterprise Content Managements und lässt sich definieren als die Verwaltung von Unternehmensdokumenten sowohl digital als auch analog. Heute haben wir Zugang zu mehr Informationen als je zuvor. Dabei wird der weitaus grösste Teil dieser Informationen jedoch nicht im Unternehmen selbst erzeugt.

Die Herausforderungen heute


Die zunehmende Digitalisierung stellt Unternehmen vor die Herausforderung, enorme Mengen an unstrukturierten Informationen über verschiedenste Plattformen hinweg verwalten zu müssen. Die stetig wachsende Menge unstrukturierter Daten, ungereinigter Systeme und neuer Technologien machen den Bedarf nach durchdachtem DM umso dringender.


Elemente des Dokumentenmanagements



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Einhaltung von Sicherheits- und Compliance-Anforderungen/-Standards


Fehlende Konzepte für langfristige Ablage & Erfüllung von gesetzlichen Pflichten. Die Folge kann die ungewollte Offenlegung von sensiblen & vertraulichen Daten sein.


Keine einheitliche Datenbasis („Single Source of Truth“)


Inhalte werden in unterschiedlichen Repositories abgelegt. So liegt ein Teil der Unternehmensdokumente z. B. in internen Unternehmensnetzwerken, andere finden sich wiederum nur auf den Computern der Mitarbeiter wieder (z. B. in ihren E-Mails). Als Konsequenz nimmt die Suche nach Dokumenten immer wieder viele Arbeitsstunden in Anspruch, was sich negativ auf die Produktivität auswirkt.

Veraltete Technologien und häufige Nutzung von Dateiservern


Fehlende Suchmöglichkeiten, unkontrollierbare Dokumentenverteilung und nicht aufeinander abgestimmte Prozesse sind nur einige der vielen Nachteile, die sich aus dem Einsatz nicht mehr zeitgemäßer DM-Systeme ergeben.

Fehlende Standardisierung bei Struktur, Organisation und Versionierung


Welche Rollen im Unternehmen sind am Prozess beteiligt? Wie werden die verschiedenen Entwürfe und Versionen eines Dokuments verwaltet? Unternehmen fehlen aussagekräftige Einblicke in Dokumentenverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten.

Dokumentenmanagement in-house oder in der Cloud


Viele Unternehmen scheuen das Risiko im Zusammenhang mit Cloud-Sicherheit und Zuverlässigkeit der Cloud-Anbieter, ohne dabei selbst über geeignete Möglichkeiten zum Betrieb und zur Verwaltung eines internen Dokumentenmanagementsystems zu verfügen.

Wie kann Ihr Unternehmen diesen Herausforderungen begegnen?


Unternehmen, die den Mehrwert in der Entwicklung eines eigenen Konzepts für das Dokumentenmanagement erkennen, können nachhaltige Ergebnisse erzielen. Die GABEX-Experten für das Daten- und Informationsmanagement haben die folgenden Best Practices im Dokumentenmanagement identifiziert:

1. Verbindliche Namenskonventionen


  • Vereinheitlichung der Verfahren für die Namensgebung und wirksame Indizierung, um ein einfaches Auffinden von Dokumenten zu gewährleisten.

2. Geeignete Benutzer- und Berechtigungskonzepte


  • Entwicklung von rollenbasierten Sicherheitsmechanismen, die den Zugriff auf sensible Dokumente einschränken und eine sichere Ablage aller Unternehmensdokumente garantieren.

3. Aufbewahrungs- und Compliance-Richtlinien


  • Festlegung von Richtlinien in Einklang mit Branchenvorschriften und Erstellung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsplänen (z. B. DSGVO).

4. Metadatenstrategie


  • Die Pflege von Metadaten hilft Mitarbeitern, Dokumente gezielt zu suchen und zu finden und ersetzt zudem die Ordnerstruktur in Ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

5. Festgelegte Lifecycle-Prozesse


  • Klar definierte und durchgängige Prozesse mit Vorgaben zum Umgang mit analogen Dokumenten (z. B. Scan-Prozesse), zu Speicherorten, Zugriffsberechtigungen und den Aktionen, die für Dokumente in den verschiedenen Phasen des Lifecycle durchzuführen sind.
  • Eindeutige Freigabeverfahren (4-Augen-Prinzip).

6. Qualitätsmanagement


  • Festlegung von Richtlinien für alle Dokumente, die Eingang in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) finden und Definition von KPIs und Geschäftsregeln hinsichtlich der Vollständigkeit von Dokumenten.

7. Effiziente Zusammenarbeit


  • Sicherstellung einer gut abgestimmten Zusammenarbeit, jederzeit und überall.
  • Unterstützung von Mobilgeräten, Möglichkeit zur parallelen Bearbeitung und der Zusammenführung von Änderungen anderer Benutzer, auch bei der Offline-Arbeit.
  • Auch den Zugriff für externe Benutzer in Betracht ziehen (z. B. Supplier Self-Service in einem SRM-System).


Transformation von Analog zu Digital



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Arbeiten 4.0: Unser Unterstützung für Sie


Wir helfen Ihnen beim
Aufbau oder bei der Optimierung Ihres Dokumentenmanagements:


  • 11/02/1979 12:00

    Prozesse

    • Prozesse analysieren, designen und Dokumentenmanagement einführen
    • Bestehende Geschäftsprozesse optimieren
    • Dokument-Digitalisierungs-Prozess etablieren und schulen
    • Dokumente rechtssicher ablegen unter der Einhaltung der Archivierungszeiten
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    Planung

    • Dokument-Digitalisierungs-Phasen planen und einführen
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    Coaching

    • Mitarbeiter für ein optimales Dokumentenmanagement coachen und unterstützen
  • 11/02/1979 12:00

    Lösung

    • Ergebnisse analysieren und interpretieren > Massnahmen vorschlagen bzw. erarbeiten
  • 11/02/1979 12:00

    Tools

    • Evaluation und Einführung eines Dokumentenmanagement-Tools.
    • Dokument-Scanning-Lösung
    • Remote-Zugriff auf die Dokumente


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Diese
Nutzen erhalten Sie von uns von Beginn an:

  • Sie bekommen vom ersten Tag an die gewünschte bzw. benötigte Unterstützung
  • Sie erhalten von uns Knowhow aus über 20 Jahren Dokumentmanagement-Erfahrung.
  • Sie stellen Ihre Geschäftsprozesse sicher um und minimieren die Risiken.
  • Sie verbessern Ihre Wettbewerbsfähigkeit und führen bewährten Methoden und Tools ein.
  • Sie erhalten qualifizierte Ergebnisse und können die Massnahmen umsetzen.
  • Sie erreichen eine solide geprüfte Lösung und verbessern Ihre Arbeitsprozesse.


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