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So sorgen Sie papierlos für Ordnung

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Einen Ordner mit «2019» beschriften und den laufenden Papierkram darin sammeln? Richtig – wenn der Ordner digital und die Dokumente eingescannt sind.

Rechnungen, Quittungen, Briefe. Zu Hause auf dem Schreibtisch landet viel Papier, und die Aktenordner brauchen Jahr um Jahr mehr Platz.

Abhilfe schafft hier die Digitalisierung: Die meisten Alltagsdokumente lassen sich einscannen oder mit dem Smartphone fotografieren. Aufbewahren kann man sie dann in digitalen Ordnern, und das Original landet im Papierkorb.

Das schafft nicht nur Ordnung auf dem Schreibtisch – die Dokumente sind auch schneller aufzufinden. Wer sie in der Cloud speichert, hat sie auch unterwegs auf dem Smartphone immer dabei. Und wenn man noch mal etwas davon braucht, zum Beispiel einen Kassenbon als Garantienachweis, kann man ihn jederzeit ausdrucken.

Digitale Kopie oder doch Original?


Doch funktioniert die papierlose Ablage auch wirklich mit allen Dokumenten? Jein. In der Schweiz ist man rechtlich zwar nicht verpflichtet, Unterlagen aufzuheben. Aber bei vielen Papieren lohnt es sich, wenn man sie im Notfall zur Hand hat.

Behördliche Dokumente wie Geburtsurkunden oder Steuerbescheide erhält man problemlos als Abschrift. Aber: «Testamente, Vorsorgeaufträge, Patientenverfügungen, Zeugnisse, Prüfungsnachweise, Berufs- und andere Abschlüsse würde ich immer im Original behalten», empfiehlt Reetz. Dasselbe gilt für wichtige Verträge wie etwa Arbeitsvertrag, Versicherungen, steuerrelevante Unterlagen, Liegenschaftenkaufverträge, Hypothekarverträge sowie Ehe-, Erbschafts- oder Erbteilungsverträge.

«Man kann sagen: Alles, dessen Verlust die Existenz bedrohen könnte, sollte man im Original behalten.» Weniger wichtig sind dagegen Verträge zu Handy oder Zeitungsabo, denn die Anbieter verwalten die Verträge ebenfalls digitalisiert.

Die Rechnungen auch gleich ablegen


Doch Verträge nehmen gar nicht so viel Platz weg. Was den Schreibtisch ins Chaos stürzt, sind all die Quittungen sowie die Belege und Bescheide, die monatlich oder jährlich nur zur Information von Versicherungen und Banken verschickt werden. Die kann man ruhig digital aufbewahren.

Wer für die eingescannten Dokumente auf dem Computer eine ordentliche Ablage hat, kann dort auch gleich per E-Mail ankommende Rechnungen einsortieren. Carola Reetz scannt privat auch Kassenbons ein und wirft das Original weg. «Nach einiger Zeit kann man auf dem Thermopapier sowieso nichts mehr lesen.»

Mittlerweile empfiehlt sogar der Detailhändlerverband Swiss Retail Federation seinen Mitgliedern, jeden Kaufnachweis zu akzeptieren. «Unabhängig davon, ob es ein Original, ein ausgedruckter Scan oder eine Kopie ist», sagt Sprecher Thomas Meier. Dem Verband gehören unter anderen Ikea, Aldi, Landi, C&A, Hornbach oder Lidl an. Eine Garantie sei das aber nicht. Wer sichergehen will, sollte erst direkt im Geschäft nachfragen, bevor er die Quittung wegwirft.