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Remotearbeit erfordert ein spezielles Management

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Knapp ein Viertel der Schweizer Beschäftigten übte 2017 einen Teil seiner Arbeit nicht am Arbeitsplatz aus. Diese Praxis macht ein daran angepasstes Management erforderlich.

Wer ist heute im Büro? Arbeitet Déborah von zu Hause oder hat sie Urlaub? Sind die Zeiten von Michel mit denen von Jacques kompatibel? Diese Fragen stellen sich Geschäftsführer oder Personalverantwortliche manchmal, wenn sie die Aufgaben ihrer Mitarbeitenden in Remotearbeit koordinieren müssen. Wurde sie im Vorfeld nicht gut organisiert, so kann diese Arbeitsweise zur Qual werden. Einige Tipps, um ein flexibles Arbeitsmodell einzuführen, ohne am Ende darunter zu leiden.

1. Schritt für Schritt vorgehen


Die Arbeitsabläufe zu verändern und den Beschäftigten die Möglichkeit zur Remotearbeit anzubieten, ist ein Prozess aus mehreren Phasen. Die Work Smart Initiative schlägt ein Organisationsmodell vor, das in fünf aufeinanderfolgende Schritte eingeteilt ist. Barbara Josef, Gründerin der Personalagentur 5to9 in Brütten (ZH), die an der Organisation Work Smart beteiligt ist, erklärt es wie folgt: "In Phase 1, solange die Beschäftigten ortsgebunden sind und stark von der Hierarchie abhängen, darf die Remotearbeit nicht mehr als 30% der Gesamtarbeitszeit betragen. In Phase 5, also am Ende des Prozesses laut unserem Modell, dreht sich das Verhältnis um, sodass der Anteil an Remotearbeit 70% ausmachen kann."

2. Vorteile erkennen


Flexible Arbeit ist ein Win-Win-Modell, also für Arbeitgebende und Arbeitnehmende von Nutzen. Ein Geschäftsführer kann sich davon erhoffen, dass sich die Motivation der Angestellten verbessert, wenn sie in ihrem eigenen Rhythmus arbeiten können. Dieses Wohlbefinden bewirkt häufig eine Steigerung der Produktivität.

Weniger Personal vor Ort bedeutet zudem, dass weniger Geld für die Infrastruktur benötigt und der Raum optimal genutzt wird, indem beispielsweise Büros geteilt werden. Der finanzielle Aspekt darf jedoch nicht der Antrieb für die Einführung flexibler Arbeitsmodelle sein. Damit diese grosse Umstellung in der Organisation und der Kultur eines Unternehmens gelingt, muss jeder aufrichtig davon überzeugt sein.

Ein weiterer interessanter Aspekt im Sinne der Nachhaltigkeit ist, dass Remotearbeit das Verkehrsaufkommen und damit die CO2-Emissionen reduziert.

3. Nachteile durch ein angepasstes Management auffangen


Von einem CEO erfordert die Einführung flexibler Arbeitsformen ein entsprechendes Management. Wenn die Beschäftigten nicht physisch anwesend sind, scheint es unangebracht, ihre Arbeit zu bewerten, indem nach Stunden abgerechnet wird. Jorge Kühni, Vize-Direktor des Eidgenössischen Personalamts in Bern, wo die Heimarbeit vor einigen Monaten liberalisiert wurde, meint, dass "ein zielorientiertes Management diesem Modell eher entspricht. Vor allem, wenn die Mitarbeitenden in der Wahl ihrer Arbeitszeiten gänzlich frei sind und die Amplitude sehr gross wird."

4. Planen ohne zu kontrollieren


Es kann schon eine harte Nuss sein, Personal zu managen, das je nach Einzelfall vor Ort, unterwegs, zu Hause oder im Urlaub ist. Die Einführung von Kernzeiten oder festen Remotearbeitstagen kann eine Lösung sein, um zu viele Komplikationen in der Organisation zu vermeiden. Die Nutzung eines gemeinsamen Arbeitsplans und die Möglichkeit, die Kalender der einzelnen Mitarbeitenden einzusehen, sorgen dafür, dass man weiss, wer wann wo ist, und zwar mehr oder weniger im Voraus, je nach den Anforderungen einer Stelle. Diese Instrumente sind nicht dazu da, die Angestellten zu kontrollieren. Sie sollen die Organisation erleichtern.

5. Leitlinien einführen


Seinen Beschäftigten und umgekehrt seinen Managern zu vertrauen, ist ebenfalls eine Grundregel für die Einführung von flexiblen Arbeitsformen. Eine gute Unternehmenskultur, in der auf die Werte und das reibungslose Funktionieren geachtet wird, sowie die Ausarbeitung einer Charta über das "wie wir miteinander arbeiten" ermöglicht die Einführung klarer Leitlinien, die man auch ausserhalb der Firmenräume anwenden kann. Zu strikte Regeln wären jedoch kontraproduktiv. Wie man sich organisiert, muss zwischen den Arbeitgebern und Arbeitnehmern vereinbart werden, mit beidseitiger Flexibilität, abhängig davon, welche Verpflichtungen mit einem Beruf verbunden sind.

Wenn es dagegen überhaupt keine Vorgaben gibt, könnte das zu Missbrauch führen oder den Mitarbeiter destabilisieren, da er sich selbst überlassen wird. Überforderung kann auch vorkommen, wenn man zu Hause arbeitet.

6. Gemeinsame Momente einplanen


Remotearbeit darf nicht zur Isolation führen. Wenn man Präsenztermine für alle einplant und sich daran hält, wird der Teamgeist gestärkt und das gemeinsame Arbeiten erleichtert. "Unser siebenköpfiges Team trifft sich jeden Dienstagvormittag in unserem Genfer Coworking-Space", erklärt Guillaume Ruelle, Berater bei der Firma Systeo, die Unternehmensmanagement-Software installiert. "Die übrige Zeit sind wir oft geschäftlich unterwegs oder machen Remotearbeit. Dieser Moment der Interaktion mit meinen Kollegen ist für mich sehr wichtig."

7. Sich an die Entwicklung anpassen


In Bezug auf die Rekrutierung kann Flexibilität attraktiv sein. Noch vor zehn Jahren war es sehr ungewöhnlich, andere Arbeitsformen zu ermöglichen. Jetzt ist es ganz normal, dass man Alternativen anbietet.

Quelle: kmu.admin.ch